Utazási szabályzat

A Wikimédia Magyarország wikiből
Szervezeti és működési szabályzat
Adatok, adatkezelés
Elnökség és alkalmazottak
Egyéb

Ennek a szabályzatnak az a célja, hogy az Egyesület egyenlő és egységes elbánásban részesítse azokat, akik a Wikimédia Magyarország Egyesület nevében, vagy költségén utaznak. Ez a szabályzat kizárólag azokra vonatkozik, akik utazási költségeit a Wikimédia Magyarország Egyesület állja. Akiknek egy másik szervezet (pl. a Wikimedia Foundation) fizeti az útját, vagy önköltségen utaznak, azokra nem.

Főbb szabályok

  1. Minden utazás megszervezése (légi, vízi, vasúti, autós - ide értve a jármű bérlést is) és a szállásfoglalás a Wikimédia Magyarország Egyesület bevonásával, tudtával kell, hogy történjen
  2. Minden ilyen utazásnak illeszkednie kell az utazásengedélyezési irányelvekhez, azokat nem sérthetik meg
  3. Mindenkitől, aki az Egyesülettől kap költségtérítést az útra (akár alkalmazott, akár nem) elvárás, hogy
    1. turista-, vagy másod-, vagy ennek megfelelő (economy) osztályon utazzanak és
    2. lehetőleg minél olcsóbban (az ésszerűség keretein belül)
  4. Autóbérlés kizárólag ott jöhet szóba, ahol annak költségei bizonyíthatóan alacsonyabbak a helyi tömegközlekedésnél (összköltségben), vagy ha nincs más opció az úticél eléréséhez
    1. Autóbérlés esetén is törekedni kell a legolcsóbb opcióra; itt kizárólag a gazdaságos (economy) osztályba sorolt járművek jöhetnek szóba
    2. Az autókat a szerződésben megjelölt módon (pl. tele tankkal) és időben kell visszavinni; minden ilyen hibából, mulasztásból eredő pénzbüntetés a bérlőt terheli
    3. A közlekedési szabályok áthágása miatt kiszabott büntetések szintén a bérlő személyt terhelik, ilyeneket az Egyesület soha, semmilyen formában nem térít meg
  5. Az Egyesület kizárólag azon szállásköltségeket téríti meg, amik közvetlenül az utazás céljához és legszűkebben vett idejéhez kapcsolódnak és ott keletkeznek, függetlenül attól, hogy hamarabb megy, vagy tovább tartózkodik a helyszínen az illető
  6. Általánosságban a taxiutak is visszatéríthetőek, de az Egyesület kéri a költségén utazókat, hogy a taxizást ahol csak lehet, kerüljék; csak akkor használják, ha bizonyíthatóan nincs más opció
  7. Az Egyesület költségén utazóknak lehetőségük van utólagos formában étkezési költségtérítést is kérni a bemutatott számlák alapján, amennyiben olyan eseményen vettek részt, ahol az adott étkezés (reggeli, ebéd, vagy vacsora) nem volt biztosított és a szállás, ahol laktak sem nyújtott ilyet. Ilyen étkezések csak az esemény fő napjain számolhatóak el
  8. Egyéb költségek is elszámolhatóak, amennyiben azok jogosak és elkerülhetetlenül szükségesek az utazáshoz
  9. Az utazók belekombinálhatják a vakációjukat az Egyesület által támogatott utazásba (pl korábban indulnak és/vagy később térnek vissza) amennyiben az extra költséggel nem jár az Egyesületre nézve (pl. nem drágább az oda-vissza jegy abban a kombinációban, amit az utazó szeretne, mint ha közvetlenül az utazás oka előtti és utáni napon történne az oda- és visszautazás)
  10. Minden, az Egyesület finanszírozásában utazó személynek el kell tudnia számolni minden elköltött forinttal az utazás okának végét követő 30 naptári napon belül (függetlenül visszaérkezésének időpontjától), így köteles minden számlát elkérni, megőrizni és átadni az Egyesület számára.
  11. Minden költség utólag, a bemutatott számlák alapján kerül megtérítésre, hacsak az elnökség másképp nem dönt az adott utazóval kapcsolatban
  12. Az egyesület kizárólag forintban és banki átutalással térít meg minden költséget
    1. Minden nem magyar forintban kiállított számla a keltezés napján aktuális MNB középárfolyam szerint kerül átszámolásra forintba
    2. A banki átutalás miatt az utazónál keletkező esetleges banki költségek nem elszámolhatóak
  13. Amit az utazási szabályzat nem jelöl egyértelműen megtéríthető költségként, azt az Egyesület nem téríti meg

Eljárásrend

1. Általános utazásszervezés
Minden utazásszervezés (legyen légi, vízi, vasúti, autós - ide értve a jármű bérlést is) és a szállásfoglalás a Wikimédia Magyarország Egyesület bevonásával, tudtával és beleegyezésével kell, hogy történjen.

2. Szerződés
Minden utazási költségtérítés csak a támogató (Egyesület) és a támogatott (utazó) által aláírt támogatási- vagy kiküldetési szerződés ellenében vehető igénybe. Amennyiben ilyen szerződés nincs, az Egyesület akár teljes egészében is megtagadhatja a kifizetést. Szerződéskötési kötelezettség alól kizárólag az Egyesület elnöksége adhat felmentést, nyilvánosan elérhető írásban indokolva döntését.

A szerződésben írt feltételek kötelező jellegűek minden fél számára. Amennyiben az utazó a szerződésben a támogatásért cserébe vállalt feladatokat nem teljesíti az abban meghatározott határidőig, a kifizetést az Egyesület megtagadja.

3. Közlekedés
Bármilyen közlekedési járművet is vegyen igénybe az utazó, mindig törekednie kell a lehetőségek szerinti legolcsóbb opcióra. Amennyiben valaki magasabb osztályon kíván utazni, számára az Egyesület a jegy árának csak azon részét téríti meg, amennyibe azonos körülmények között egy gazdaságos (ecomony) vagy azzal egyező szintű jegy kerülne; a különbözetet saját zsebből kell állnia

4. Szállásfoglalás
Az Egyesület utazóinak a bemutatott számlák alapján kerül megtérítésre a szállásköltségük
A sztenderd szállás egy privát szoba saját fürdőszobával, az általános gyakorlathoz igazodva a lehető legolcsóbb helyen
Akik nem kereskedelmi szálláson szállnak meg (azaz rokonoknál, ismerősöknél, vagy pl. couchsurfing oldalakon keresztül) nem jogosultak szállásköltség-térítésre

5. Taxizás és helyi tömegközlekedés
Általánosságban a taxiutak is visszatéríthetőek, de az Egyesület kéri a költségén utazókat, hogy a taxizást ahol csak lehet, kerüljék; csak akkor használják, ha bizonyíthatóan nincs más ésszerű opció. Ezeket az utakat is csak a bemutatott számla ellenében téríti az Egyesület.

A helyi tömegközlekedés költségei, amennyiben az utazás célja nem biztosítja, a minimálisan indokolt mértékben a bemutatott jegyek, vagy bérlet(ek) ellenében megtéríthető

6. Étkezés
Az Egyesület nevében utazóknak lehetőségük van étkezési költségtérítést is kérni a bemutatott számlák alapján az utazás célja, vagy a szállás által nem biztosított étkezésekre (reggeli, ebéd, vagy vacsora), vagy napidíjat kérni.

A napidíj mértéke fix 15 euró, vagy ennek megfelelő, az aktuális napi MNB középárfolyam alapján kiszámított helyi valuta. Napidíj kérése esetén nem kell számlát bemutatni az étkezésről.

A napidíj a következőképpen oszlik meg:
20% Reggeli (3 Euró)
30% Ebéd (4,5 Euró)
50% Vacsora (7,5 Euró)

Tehát ha például az adott napon reggeli (a szálláson) és ebéd (az eseményen) van, de a vacsora nem biztosított, akkor az adott napra a napidíj 7,5 euró, vagy az ezzel megegyező, aznapi MNB középárfolyam szerint számított helyi valuta.

A napidíj az Egyesület alkalmazásában lévő személyek esetén a fizetésen felüli bérezésnek minősül és úgy is adózik.

Az Egyesület csak a támogatott személy étkezését téríti meg, az általa meghívottakét nem. Amennyiben egy számla egy személy fogyasztására a számla keltezésének helyére nézve indokolatlanul magasnak tűnik (akár mert drága ételeket/helyen rendelt, akár mert meghívott másokat), annak megtérítése megtagadható.

7. Egyéb költségek
Az alábbi egyéb útiköltségek is kérésre, a bemutatott számla ellenében megtéríthetőek:

  • vízumköltségek
  • amennyiben az utazás célja öt, vagy több napig tart, egyszeri ruhamosás ("Laundry")
  • a kiindulás és a cél közötti leggyorsabb útvonalon felmerülő útdíjak
  • indokolt, el nem kerülhető parkolási díjak
  • túlsúlyos poggyász, amennyiben egyesületi eszközöket szállítanak benne és azok összsúlya meghaladja a maximálisan felvihető súly ötödét (pl. 23kg esetén 4,6kg) és a díjfizetés más módon nem elkerülhető

8. NEM elszámolható költségek

A 7-es pontban található listában nem szereplő egyéb költségek (pl. utasbiztosítás, banki költségek) semmilyen módon és formában nem számolhatóak el!

9. Összekötés a vakációval
Az utazók belekombinálhatják a vakációjukat az Egyesület által támogatott utazásba (pl korábban indulnak és/vagy később térnek vissza) amennyiben az extra költséggel nem jár az Egyesületre nézve (pl. nem drágább az oda-vissza jegy abban a kombinációban, amit az utazó szeretne, mint az utazás célja által indokolt legésszerűbb verzió)

Az oda-visszaút esetén csak azok a költségek téríthetőek meg, amik a kiindulás és az utazás célja közötti legrövidebb (szárazföldön, vagy vízen) vagy legésszerűbb (repülés esetén) útvonalon egyébként is felmerülnének (pl. útdíj). Amennyiben az utazó letér a legrövidebb, vagy legésszerűbb útvonalról, az Egyesület vagy csak azt a költséget téríti meg, ami a legrövidebb, vagy -ésszerűbb út bejárásával keletkezne, vagy a valósat, attól függően, hogy melyik az olcsóbb.

Bármilyen jellegű hosszabbítás (szállás, autóbérlés, egyéb) esetén a teljes összegből csak az utazás céljának fő napjaira vonatkozó költségek téríthetőek meg. Értelemszerűen a teljes összeget el kell osztani a napok számával és a kapott számot kell felszorozni az esemény fő napjainak számával.

Az utazó barátainak, élettársának, rokonainak költségei az adott személy magánköltségének számítanak, hacsak nem lett(ek) ő(k) is meghívva az utazás céljára, ahol hivatalosan képviseli(k) az Egyesületet. Amennyiben az utazó velük közös szobában helyezkedik el, annyival kell osztani a szállás téríthető összegét, ahány személy az adott szobát használja, beleértve az utazót is. (pl. az utazó és párja esetén felezni kell a kifizetendő szállásköltséget, három személy esetén harmadolni, stb.)

10. Pénzügyi keret
Minden utazásra az egyesület elnöksége, vagy az az egyesületi alkalmazott, akit ilyen feladatkörrel felhatalmaztak jogosult saját belátása szerint pénzügyi keretet szabni. Az általános irányelv itt is az előzetes tájékozódás alapján a lehető legalacsonyabb, de még ésszerű összeg meghatározása. Az összeg több személy utazása esetén személyenként lebontva azonos mértékű kell, hogy legyen. A felhatalmazó köteles felügyelni a keret betartását, a túlköltekezés megakadályozását, utóbbi esetén a keret és az Egyesület által fizetett végösszeg közötti különbözet törvényes visszaszerzését. A megszabott pénzügyi keret az utazással kapcsolatos összes indokolt költségre vonatkozik.

11. Költségelszámolás
Az utazóknak kötelező elszámolniuk minden költséggel, aminek megtérítésére igényt tartanak. Kötelesek minden számlát megőrizni és azokat átadni (kivéve az étkezéseket, amennyiben arra inkább napidíjat igényelnek). Az elveszett számlák önköltségnek minősülnek, számla nélkül a napidíjat kivéve semmit nem térít meg az Egyesület. A költségelszámolásra az utazás céljának utolsó napjától számított 30 naptári nap áll rendelkezésre;a határidő elmulasztása esetén az el nem számolt költségek önköltséggé minősülnek, azokat az Egyesület a határidő lejártát követően nem téríti meg. A szabályzatban nem szereplő tételeket az Egyesület nem téríti meg. Az adott tételhez mérten indokolatlanul magas összegűnek tűnő számlákkal kapcsolatban az Egyesület további információkat kérhet az utazótól, akinek a válaszai alapján dönthet akár pusztán részbeni térítéséről, de akár ezek kifizetésének megtagadásáról is (pl taxizás, mikor a cél tömegközlekedéssel is ésszerűen elérhető).

A teljes és pontos elszámolást követően kerülhet csak sor a kifizetésre.

12. Kifizetés
Az utazási költségek megtérítése mindig utólag történik, a szerződésben foglalt vállalások maradéktalan teljesülésekor. Az utólagos költségtérítés alól az érintett kérésére csak az Egyesület elnöksége adhat felmentést. Amennyiben az utazó a szerződésben a támogatásért cserébe vállalt feladatokat nem teljesíti az abban meghatározott határidőig, a kifizetést az Egyesület megtagadja.

A kifizetésnek költségelszámolás lezárását követő öt munkanapon belül meg kell történnie.