Utazásengedélyezési irányelvek

A Wikimédia Magyarország wikiből
Szervezeti és működési szabályzat
Adatok, adatkezelés
Elnökség és alkalmazottak
Egyéb

Ennek a szabályzatnak az a célja, hogy az Egyesület egyenlő és egységes elbánásban részesítse azokat, akik a Wikimédia Magyarország Egyesület nevében, vagy költségén utaznak. Ez a szabályzat kizárólag azokra vonatkozik, akik utazási költségeit a Wikimédia Magyarország Egyesület állja. Akiknek egy másik szervezet (pl. a Wikimedia Foundation) fizeti az útját, vagy önköltségen utaznak, azokra nem.

Általános irányelvek

Az utazónak

  1. lehetőséget kell biztosítani az utazási szabályzat, illetve ezen irányelvek megismerésére és tanulmányozására
  2. el kell fogadnia és betartania az utazásra vonatkozó összes belső szabályt és előírást, beleértve a támogatási, vagy kiküldetési szerződésben foglaltakat is
  3. Minden költségéről pontosan, számlák bemutatásával kell elszámolnia (az étkezést kivéve, amennyiben arra napidíjat kér)
  4. Azon egyesületi ösztöndíjak, amiket az adott utazó pályázaton nyert egy adott eseményen való részvételre, mentesülnek az engedélyezési kötelezettség alól (mivel azokat az Egyesület elnöksége de facto már előre engedélyezte az általa kiírt pályázatban)

Ejárásrend

  1. Az indulás előtt minden utazónak írásban kérnie kell utazásának engedélyezését az egyesület elnökségétől, vagy az ilyen döntési jogkörrel felruházott Egyesületi alkalmazottól, amennyiben azt nem Egyesületi ösztöndíjként nyerte
    1. Ennek a kérelemnek tartalmaznia kell a kiindulási és a célállomást, az utazás idejét, okát és a becsült költségét
  2. Írásos engedély hiányában nem lehet megkezdeni a foglalásokat
  3. A visszatérést követően az utazási szabályzatban foglalt módon költségelszámolást kell végezni.
  4. Akár ösztöndíj, akár egyéni pályázat, az utazásról az Egyesület a támogatási, vagy kiküldetési szerződésben minden esetben írásos beszámolót kérhet az utazótól, amit annak jellegétől és céljától függően publikálhat akár zárt, akár nyilvános fórumon is.

Engedélyezés

  1. Az Egyesület alkalmazásában álló személyek egyesületi finanszírozású utazását az Egyesület igazgatójának, vagy ennek hiányában az Egyesület ügyvezető alelnökének írásban (pl. e-mail) jóvá kell hagynia.
  2. Az igazgató utazását az Egyesület elnökségének kell jóváhagynia.
  3. Az elnökségi tagok, vagy az elnök utazása esetén a nem érintett elnökségi tagok hagyhatják jóvá az utazást
  4. Az igazgatónak, illetve az elnökség tagjainak minden esetben írásos beszámolót kell írniuk utazásukról
  5. Az alapszabályban rögzített kötelező évi két elnökségi ülésre az elnökség tagjainak utazási költségtérítési kérelme automatikusan elfogadottnak minősül, amennyiben az összhangban áll az utazási szabályzattal; ezen utazások az erre elkülönített elnökségi utazási keretből finanszírozhatóak.
  6. Az alapszabályban rögzített kötelező évi két felügyelőbizottsági ülésre a felügyelőbizottság tagjainak utazási költségtérítési kérelme automatikusan elfogadottnak minősül, amennyiben az összhangban áll az utazási szabályzattal; ezen utazások az erre elkülönített felügyelőbizottsági utazási keretből finanszírozhatóak.

Az engedélyezőnek

  1. el kell döntenie, hogy az utazás indokolt-e, vagy az Egyesület szempontjából hasznos-e
  2. írásban engedélyeznie az utazást (előre)
  3. felügyelnie, hogy minden összhangban legyen ezekkel az irányelvekkel, illetve az utazási szabályzattal