Beszerzési és kifizetési eljárások
| Szervezeti és működési szabályzat |
|---|
|
A Beszerzési és kifizetési eljárások az Egyesület pénzköltési tevékenységét hivatottak szabályozni.
Filozófia
Feltételezzük, hogy az alkalmazottak szakmailag alkalmasak feladatuk ellátása, minden esetben az Egyesület érdekeit tartják szem előtt és aszerint is járnak el annak vagyonával, mikor az Egyesület számára eszközöket, szolgáltatást, vagy egyebet vásárolnak.
Igyekszünk olyan lehetőségeket biztosítani, ide értve az adott pozícióhoz rendelt büdzsét is, ami az adott feladatkör ellátásához elegendő autonómiát és lehetőséget biztosít. Ezért cserébe az Egyesület büdzséje, vagy annak bármilyen része felett önálló döntési jogkörrel felruházott alkalmazott, vagy belső testület (pl. az elnökség) köteles az alábbi szabályzatot tiszteletben tartani és a benne foglaltak szerint eljárni ilyen jellegű döntései meghozatalakor.
Beszerzés
Minden esetben a meghatározott kereten belül kell maradni. A büdzsé korlátain felüli költést kizárólag az Egyesület igazgatója, vagy ennek hiányában az ügyvezető alelnöke hagyhatja jóvá, írásban.
Háromféleképp történhet vásárlás:
- Közvetlen beszerzés az erre felhatalmazott személy által
- Az adott büdzsé fölött önálló döntési jogkörrel rendelkező személytől kapott engedély birtokában
- Saját pénzből, amit az Egyesület utólag a számlák ellenében megtérít
Az adott büdzsé fölött rendelkezők a feladatkör-delegálási és a szubdelegálási szabályzatok mentén saját büdzséjük egy részét, vagy akár egészét is tovább delegálhatják beosztottjaiknak, pontosan meghatározva (és így formailag előre engedélyezve), hogy mire és mennyit költhetnek és mekkora keretből.
Minden túlköltekezés engedélyköteles, amit csak az engedélyezhet, aki az adott keretet meghatározta. Amennyiben egy túlköltés több szinten is túllépné a megadott keretet, úgy az engedélyt az adott szint feletti szinten lehet csak kiadni. (Pl. ha az alkalmazott túllépné a keretet, amivel a csoportvezetőjénél is túlcsordulna a büdzsé, akkor a csoportvezető közvetlen felettese adhat engedélyt. Ha a felettesnél is túlköltés lenne emiatt, akkor csak annak a felettese és így tovább; a végső szint az Egyesület elnöksége)
Utazás
Az utazásra minden esetben vonatkozik az utazási szabályzat és az utazásengedélyezési irányelvek. Az ilyen jellegű költésekre az ott leírt előírások az irányadóak.
Szerződések
Az Egyesület által kötött olyan ügyletekre, amik szerződéssel járnak, időt kell adni az áttekintésére, illetve az összeférhetetlenségi szabályzat mentén történő megvizsgálására is.
Szerződést kizárólag az erre az alapszabályban felhatalmazott személy, vagy személyek írhatnak alá, vagy azok az egyesületi alkalmazottak, akiket az Egyesület elnöksége erre felhatalmaz.
Az elnökség bármely ilyen szerződést megvétózhat, annak aláírását megtilthatja alkalmazottjainak.
Kifizetés-engedélyezés
Minden kifizetés engedélyhez kötött. A feladatkör-delegálási szabályzat mentén lehet egy adott kereten belül a meghatározott tételekre előre engedélyt adni, így az adott összeghatáron belül nem kell egyesével mindent jóváhagyni. A túlköltésekre a fentebb meghatározott szabályok érvényesek.
Elszámolás
Minden kifizetésről kell számla, vagy szerződés. Amelyik kifizetési tételhez nem tartozik számla, annak a kifizetését az aláírói jogkörrel rendelkező személyek kötelesek megtagadni. Minden költésért az adott büdzsét kezelő személy felelős.