Feladatkör-delegálási szabályzat

Szervezeti és működési szabályzat

Adatok, adatkezelés Nem publikus adatok Adatmegőrzés Adományozás Adatvédelmi irányelvek Elnökség és alkalmazottak Magatartási kódex Összeférhetetlenség Támogatási szabályzat Beszerzés és kifizetés Pénzkezelés Bankkártya-használat Utazás Utazásengedélyezés Feladatkör-delegálás Szubdelegálás Belső ellenőrzés A bejelentő védelme Egyéb Felhasználási feltételek Jelképek használata Visszacsatolás Jogi nyilatkozat

A szabályzat célja meghatározni, hogy az Egyesület elnöksége által az Egyesület igazgatójának delegált pénzügyi jellegű feladat- és hatásköröket, valamint döntési jogokat az igazgató, vagy annak hiányában az Egyesület elnöksége hogyan delegálhatja tovább más alkalmazottaknak.

A jelenleg delegált jogköröket lásd a delegált jogkörök nyilvántartásában.

Az érintett ügyletek és személyek

A pénzügyi feladatok delegálásának szabályzata minden, az Egyesület nevében végzett pénzügyi tevékenységre vonatkozik. A hatáskör-delegálással formális felhatalmazást nyer az adott alkalmazott bizonyos, előre meghatározott pénzügyi műveletek végrehajtására (pl. bankkártyás vásárlás) a szintén előre meghatározott, összegszerűen megállapított pénzügyi kereten belül.

Ez a szabályzat az Egyesület összes alkalmazottjára vonatkozik.

Nyilvántartás, delegálás, visszavonás, megváltoztatás

• A delegált pénzügyi feladat- és hatáskörök, valamint döntési jogok mindig az adott pozícióhoz kötődnek; pozícióváltás esetén az adott személy jogkörei annak megfelelően kell, hogy változzanak
• A delegált jogkörökről folyamatosan naprakész listát kell vezetni, egyértelműen feltüntetve rajta, hogy melyik pozíció milyen hatáskörökkel rendelkezik. Ennek helye a delegált jogkörök nyilvántartása nevű táblázat.
• Minden ilyen jogkör-delegálást jóvá kell hagynia az Egyesület igazgatójának, vagy ha róla van szó (vagy a pozíció nem betöltött, vagy ő maga delegált ilyen jogkört) az Egyesület gazdasági alelnökének (ennek hiánya esetén a gazdasági ügyekkel megbízott elnökségi tagnak), akinek joga van azt módosítani, vagy megtagadni
• Az Egyesület gazdasági alelnöke, vagy igazgatója (utóbbi a sajátjain kívül) bármikor visszavonhatja, vagy megváltoztathatja bármelyik pozíció ilyen jellegű hatásköreit
• Az Egyesület elnökségének, mint testületnek szintén joga van bármelyik pozícióhoz rendelt bármelyik pénzügyi jogkört megváltoztatni, vagy visszavonni
• Az igazgatónak minden esetben tiszteletben kell tartania a gazdasági alelnök, vagy az Egyesület elnöksége által hozott ilyen jellegű változtatásokat.
  • Azon gazdasági alelnöki döntéseket, amikkel az igazgató nem ért egyet, a változtatástól számított hat hónapon belül csak a gazdasági alelnök, vagy az egyesület elnökségének írásos jóváhagyásával módosíthatja. Amennyiben az igazgató elnökségi jóváhagyást kér, a gazdasági elnök összeférhetetlensége okán abból a döntési folyamatból kimarad.
  • Elnökségi döntést csak az elnökség bírálhat felül az ellenérvek saját belátása szerinti mérlegelését követően. Amennyiben a gazdasági alelnök kéri az elnökségi döntés felülbírálását, az ezzel kapcsolatos döntéshozatali folyamatból összeférhetetlensége nyomán értelemszerűen kimarad.

Általános szabályok

• Minden pénzügyi ügylet az arra vonatkozó, előre meghatározott havi, illetve éves pénzügyi kereten belül kell, hogy maradjon.
• A keret túllépéséről azonnal informálni kell a gazdasági alelnököt, illetve az igazgatót
• Minden olyan, az Egyesület számára anyagi kiadással járó döntést, ami az adott személyt közvetlenül érinti (pl. költségtérítés megítélése, fizetés-átutalás, stb.) az összeférhetetlenség miatt delegálnia kell a közvetlen főnökének, vagy ennek hiányában az Egyesület elnökségének, ezekben semmilyen esetben sem dönthet

Szabálysértés

• Az Egyesület ezen szabályozás ellen vétő bármely alkalmazottja ellen indíthat fegyelmi eljárást, ami akár az adott alkalmazott munkaviszonyának megszüntetését is eredményezheti.

Szubdelegálás

• Azon felsővezetői beosztású alkalmazottak, akik pénzügyi jogkörökkel lettek felruházva, ezen jogköröket, vagy a jogkörök egyes részeit csak az Egyesület alkalmazottjainak delegálhatják tovább
• A szubdelegálást végző alkalmazott saját hatáskörében dönthet arról, hogy a saját hatásköreiből kinek és milyen jogköröket delegál tovább, illetve azokhoz mekkora pénzügyi keretet rendel a saját pénzügyi keretéből
• Az ilyen szubdelegálási döntéseket minden esetben jóvá kell hagynia az igazgatónak is, vagy ha ő delegál ilyen jogköröket, az Egyesület gazdasági alelnökének
• A szubdelegálást végző alkalmazott továbbra is felelős a rá bízott teljes pénzügyi keretért, illetve egyéb ezzel kapcsolatos feladatokért, függetlenül attól, hogy annak mekkora hányadát és milyen formában delegálta tovább
• A szubdelegálást végző alkalmazott feladata felügyelni az általa tovább delegált pénzügyi keretek betartását, illetve pénzügyi feladatok elvégzését
• A szubdelegált jogkörökről folyamatosan naprakész listát kell vezetni, egyértelműen feltüntetve rajta, hogy melyik pozíció milyen hatásköröket delegált és mely pozícióknak. Ennek helye a delegált jogkörök nyilvántartása nevű táblázat.
• Az általa tovább delegált jogköröket és feladatokat a szubdelegálást végző alkalmazott is módosíthatja, vagy visszavonhatja
• Minden szubdelegált jogkört és feladatot joga van megváltoztatni, vagy visszavonni az igazgatónak, vagy az Egyesület gazdasági alelnökének, vagy az Egyesület elnökségének
• Az ilyen módon bizonyos pénzügyi jogkörökkel felruházott alkalmazottakra is vonatkozik az összeférhetetlenségi szabályzat. A saját magukról szóló döntéseket (pl. költségtérítés) a közvetlen főnökükkel kell írásban jóváhagyatniuk.